La balanza de comprobación dentro de las empresas tiene un propósito claro, el cual es localizar todos los errores cometidos en un período de tiempo identificado, facilitando encontrarlos a detalle y corregirlos a tiempo. Básicamente, es una lista conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en todas las preparaciones al realizar los estados financieros de la empresa. Esta herramienta es muy últil a la hora de buscar comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador la información para preparar los estados financieros periódicos, ya que será mucho más sencillo utilizar estos datos de la balanza tomándolos directamente del mayor.
Cuando realizamos un conteo de las cuentas de la empresa y éstas no cuadran, por ejemplo, si el total de cargos es diferente al total de abonos, es cuando detectamos errores en los cálculos totales de la balanza de comprobación. Luego de esto, debemos realizar los siguientes movimientos:
- Buscar si en la balanza de comprobación falta alguna cuenta.
- Dividir entre dos la diferencia que haya entre el total de cargos y el total de abonos. Un cargo tratado como un abono, o viceversa. duplica el monto del error.
- Dividir entre nueve el monto de la diferencia, Si podemos dividir el resultado justo entre nueve, el error puede ser un error de pase al mayor (ejemplo: escribir $300 en lugar de $30) o una transposición (ejemplo: poner 561 en lugar de 516). Los sistemas computarizados evitan este tipo de errores.
Es importante no confundir una balanza de comprobación con un balance general. La balanza de comprobación generalmente es un documento interno que solo será revisado por los dueños de la empresa, sus administradores y los contadores de la compañía. La empresa debe presentar al público solo su balance general, el cual es un estado financiero formal.
Errores que puedes detectar con la balanza de comprobación:
- Errores en la suma de los movimientos o saldos de la propia balanza.
- Haber sumado equivocadamente los movimientos en el libro mayor.
- Haber pasado equivocadamente una cantidad del diario al libro mayor.
- Registrar un asiento sin respetar la partida doble.
Para cualquier empresa, mantener el control de sus situaciones financieras y fiscales es vital para su buen funcionamiento y legalidad. Las autoridades tributarias te pedirán mantener toda la información de tu empresa en tiempo y forma, organizadas y correctas para poder revisarla posteriormente.
Algo con lo que muchas empresas se enfrentan generando una problemática terrible, es precisamente con la información errónea de sus situaciones financieras y fiscales, algo que no conocen las empresas que cuentan con un sistema ERP en la nube como el de SaaSMéxico.
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