¿Qué es un inventario? Definición y opciones para tu negocio

Los inventarios son uno de los documentos más simples en el área de contabilidad, sin embargo, hacerlos de la manera correcta e indicada para tu empresa es vital para facilitar las cosas dentro de la operación. Su función principal es comprobar los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Hay que tener en cuenta que dependiendo de las necesidades del negocio deberá realizarse diaria, semanal o mensualmente. Antiguamente, los inventarios se realizaban por medios físicos (en un papel) pero ahora, lo más común, es que se mantengan de manera centralizada en bases de datos.

Debemos considerar que dentro de las empresas, nos encontramos con activos tangibles e intangibles. Los tangibles son aquellos que como su mismo nombre lo indica, se pueden tocar o tienen una forma física. Por otro lado, los intangibles son aquellos que no son materiales pero aún así representan recursos muy valiosos para las empresas. Entre los activos intangibles, podemos encontrar por ejemplo, las patentes, marcas o derechos de autor.  Dependiendo de si los activos son físicos o intangibles, el tipo de inventario que tu empresa debe manejar será distinto, aquí te mostramos algunas opciones:

 

Inventarios Físicos: Como su nombre lo indica, consisten en verificar las existencias de los materiales, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la compañía. Una vez se sepa la cantidad física de los elementos a contabilizar, se debe corroborar que los datos coinciden realmente con los almacenes, debemos hacer un recuento contando y anotando todos y cada uno de los bienes y mercancías de la empresa. En caso de ser necesario también se deberá pesar y medir. No se debe olvidar que los inventarios son un mecanismo de control, así que será bueno advertir a los empleados para que no olviden ingresar las actualizaciones de la información.

 

Inventarios de Bienes Intangibles: Hay activos y bienes que no se pueden contabilizar de la misma manera que los físicos. Los activos corrientes y las deudas no se pueden contar físicamente, se deben registrar en un inventario contable. También se pueden incluir los saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar e ingresos pasivos. Para poder llevar a cabo este tipo de inventario, se deberán revisar los registros contables y los recibos de la empresa. En cuanto a los documentos a los que se deberán recurrir durante su elaboración, se encuentran los extractos bancarios, libros de caja y otros comprobantes que podrían ser relevantes para la empresa, su funcionamiento y organización.

 

También, existen dos sistemas de control de inventarios que te ayudarán a mantener el orden correcto de tus activos:

Sistema de control de inventario periódico: Como su nombre lo indica, gracias a este sistema se recuentan físicamente y cada cierto tiempo las existencias actuales dentro de la propiedad de la empresa. Su ventaja principal es que su precio es bajo pero su desventaja es que solamente se pueden conocer los datos por medio de un recuento físico, lo cual puede causar inconvenientes por tener que cerrar los almacenes temporalmente.

 

Sistema de control de inventario permanente: Bajo un sistema como este, las cuentas de inventario y las bases de los datos se actualizarán automáticamente cada vez que se reciba o se venda un producto. El desarrollo de este sistema ha sido posible gracias a la tecnología y las aplicaciones que existen hoy en día, ya que requiere medios distintos a los inventarios físicos. Con ellos, se puede hacer un seguimiento instantáneo del movimiento o entradas y salidas de los activos de la empresa. Estos sistemas son más adecuados para los vendedores con múltiples puntos de venta, ya que su realización a modo de recuentos físicos podría ser tardada y costosa para las empresas. Debemos tener en cuenta que a pesar de manejar con control de inventario permanente y automatizado, será bueno realizar un recuento físico cada cierto tiempo para corroborar que los datos estén correctos e identificar si tenemos una fuga de inventario en algún momento.

Mantener un inventario con una organización productiva y segura traerá grandes beneficios para tu empresa. En SaaSMéxico, contamos con el sistema ERP en la nube ideal para PyMEs, diseñado específicamente para ayudar y mejorar los procesos de cada empresa de manera personalizada, aumentando su productividad con herramientas de gestión avanzada. Contáctanos para ayudarte a descubrir el sistema ERP personalizado en la nube que tu empresa necesita.

Más Información / Pruébalo Gratis

¡Es momento de mejorar tu empresa!, sin compromiso agenda tu prueba gratis.